Microsoft Teams erfolgreich einführen

Was ist Microsoft Teams

Microsoft Teams ist das Vorzeigeprodukt von Microsoft, welchem in Zukunft zentrale Bedeutung zukommen wird. Die umfangreiche Kommunikationsplattform vereint Chats, Meetings, Dokumentenkollaboration, Notizen, To-Dos und sogar Telefonanrufe – selbstverständlich alles auch von unterwegs via Mobile App. Wie Sie vielleicht schon mitbekommen haben, wird sogar Skype for Business eingestampft und bis 2021 vollständig in Microsoft Teams überführt. Microsofts Vision ist es, Teams zum Knotenpunkt für Teamarbeit zu machen und es als Herzstück des modernen digitalen Arbeitsplatzes zu etablieren. Bisher ist Microsoft das auch sehr gut gelungen. In der Anzahl der “Daily-Active-Users“ hat Microsoft den Hauptkonkurrenten Slack bereits überholt. Meiner Meinung nach können Unternehmen mit Microsoft Teams ein neues Level der Produktivität erreichen und dem nervigen “E-Mail-Ping-Pong“ ein Ende bereiten.

Um Ihnen den Einstieg in Teams zu erleichtern, habe ich Im Folgenden einige Tipps, wie Sie Teams am besten in Ihrer Organisation einführen können. Eines kann ich gleich vorwegnehmen: Wenn sich Ihre Investition in Teams rechnen soll, ist es nicht damit getan Ihren Usern lediglich die Nutzung der Plattform technisch zu ermöglichen. Vielmehr müssen Sie gezielte Maßnahmen treffen, um die Nutzerakzeptanz zu erhöhen, Wissen zu vermittelten und die Kommunikationskultur in Ihrem Unternehmen zu verändern.

Meine drei Tipps, wie Ihnen die Einführung von Microsoft Teams gelingen wird

1.     Machen Sie Ihren Usern die Vorteile von Teams bewusst

Machen Sie verschiedenen Nutzergruppen die Vorteile von MS Teams klar. Wenn jeder weiß, was die persönlichen Vorteile sind, kann das die Nutzeradaption deutlich steigern:

Folgende Punkte können Sie beispielsweise anführen:

• Außendienstmitarbeiter können mit Hilfe der mobilen App deutlich effektiver kommunizieren und sind besser integriert
• Die automatische Übersetzungsfunktion kann dabei helfen mit Kollegen aus anderen Ländern besser zu kommunizieren
• Fachabteilungen können neue Kollegen viel schneller onboarden, weil nicht mehr mit einem leeren E-Mail-Postfach gestartet wird
• Die E-Mail-Flut nimmt ab, da Microsoft Teams eine größere Transparenz schafft und den Zugang zu relevanten Informationen erleichtert, ohne dass hierfür E-Mails hin und hergeschickt werden müssen.
• Mitarbeiter, die oft mit Externen an Projekten arbeiten, können einfach Gäste einladen oder selbst externen Organisationen als Gast beitreten und dadurch Projekte erfolgreicher vorantreiben

2.     Machen Sie sich vorab über die Governance von MS Teams Gedanken und

Insbesondere in größeren Organisationen mit mehreren Standorten ist es wichtig, die Rahmenbedingungen der Nutzung von Teams abzustecken. Fragen, die es vorab zu klären gilt, sind insbesondere:

• Übergreifende Tenanteinstellungen: Sie müssen festlegen, welche allgemeinen Einstellungen Sie für Ihren Tenant vornehmen wollen. Das bezieht sich z.B. darauf, welche externen Apps und Cloud-Speicherdienste Ihre Nutzer mit Teams verbinden können. Ich rate Ihnen hier von den Standardeinstellungen abzuweichen und den Zugriff von externen Anwendungen zu beschränken – allein schon deshalb, weil es hinsichtlich des Datenschutzes Probleme geben kann, wenn Ihre Daten bei Drittanbietern landen.
• Externer Zugriff: Ebenso müssen Sie entscheiden, ob und ggf. wer die Möglichkeit haben soll externen Benutzern Gastzugriff zu ermöglichen. Meiner Meinung nach macht es keinen Sinn externen Zugriff komplett zu verhindern, da Ihre Nutzer vermutlich einen anderen Weg finden werden, Dateien mit externen zu teilen und Sie dann die Kontrolle vollständig verlieren. Als Best-Practice empfehle ich hier eine Trennung zwischen Teams, die rein für Internes bestimmt sind und Teams, die auch für externe Benutzer freigegeben werden können, z.B. für einzelne Projekte mit Dienstleistern und Partnern.
• Team- und Channelerstellung: Damit Teams übersichtlich bleibt und Inhalte nicht dupliziert werden, macht es Sinn nicht jedem Benutzer das Anlegen von Teams und Kanälen zu gestatten. Entsprechende Berechtigungen können Sie über verschiedene Benutzergruppen steuern. Auch das Archivieren bzw. Löschen von Teams und Kanälen sollte geregelt werden. So verhindern Sie Daten-Wildwuchs und stellen sicher, dass aufbewahrungspflichtige Daten nicht versehentlich gelöscht werden.
• Namenskonventionen festlegen: Die Einführung Namenskonventionen mag kleinlich erscheinen, hilft aber wirklich sehr dabei Teams übersichtlich zu behalten. Das gilt insbesondere für etwas größere Unternehmen mit mehreren Standorten.

3.     Starten Sie mit einer Gruppe von Early Adoptern

Ihr Microsoft Teams Projekt wird am besten gelingen, wenn Sie ein Team nach dem anderen auf die Plattform bringen. Suchen Sie sich zuerst eine geeignete Gruppe von Early-Adoptern, die als erste beginnen wird Microsoft Teams zu nutzen. Geben Sie ihren Early Adoptern die nötige Unterstützung um sich zurechtzufinden. Der „Get started with Microsoft Teams“ Leitfaden und die Videoschulungen von Microsoft eignen sich sehr gut für den Einstieg. Vergessen Sie nicht sich regelmäßig Feedback von Ihren Pilotgruppe einzuholen. So steigern sie die Nutzerakzeptanz und können den Kurs für das weitere Roll-out richtig setzen.

Fazit

Ich hoffe meine Tipps erleichtern Ihnen den Umstieg zu Microsoft Teams. Aus eigener Erfahrung kann ich Ihnen sagen, dass die Zusammenarbeit mit Kollegen in Teams deutlich mehr Spaß macht und effektiver ist als mit konventionellen Kommunikationstools. Der Aufwand und die Überzeugungsarbeit, die Sie für eine erfolgreiche Einführung aufbringen müssen, wird sich für Sie lohnen. Lassen Sie uns gerne wissen, falls Sie Unterstützung bei Ihrem Microsoft Teams Implementierungsprojekt benötigen.